Uspešno izvajanje rejskega in selekcijskega dela zahteva natančno zbiranje in obdelavo podatkov. Zajemanje podatkov mora biti enostavno, hitro in točno, saj le pravilni podatki omogočajo zanesljive analize. Podatki, ki jih zbiramo, so pokazatelji proizvodnosti ali pa so pomembni za selekcijo. Sistem zbiranja podatkov mora biti enoten za vse reje, ne glede na velikost reje, kar olajša organizacijo in izmenjavo podatkov, predvsem pa omogoča primerljivost rezultatov znotraj selekcijskega programa in tako omogoča primeren selekcijski napredek. Pri zbiranju podatkov je pomemben le namen reje v selekcijskem programu. Rejci, ki se ne ukvarjajo s selekcijo in razmnoževanjem plemenskih prašičev, ne izpolnjujejo dokumentov, ki so namenjeni delu pri selekciji prašičev.
Cilj rejske dokumentacije je, da olajša delo rejcem in svetovalni službi ter zadovolji potrebam centralne selekcijske službe. Dosedanji tok podatkov za selekcijske, razmnoževalne in pitovne farme, vzrejna središča, vzorčne kmetije in ostale kmetije temelji na preizkušnji živali - meritve na živi živali (pitovne lastnosti merjascev v preizkusu), poročilu o pregledu semena merjascev (libido in lastnosti semena merjascev), hlevski kartici svinje in merjasca (poreklo in proizvodnost) ter dnevnikih posameznih dogodkov (plodnost svinj). Podatki se dnevno zapisujejo na dnevnikih za posamezne dogodke in se mesečno do petega delovnega dne v mesecu pošiljajo v obdelavo.
Računalniška oprema in orodja ter baza podatkov omogočajo izpisovanje nekaterih dokumentov (dnevniki, kartica svinje oz. merjasca, seznam živali, rodovniška knjiga, registri itn.).
Dogodke o proizvodnosti spremljamo za vse živali v čredi, ne glede na namen ali izvor živali. Živali v čredi so pod individualno kontrolo. Spremljamo podatke o poreklu, preizkušnji in proizvodnosti od rojstva oz. nakupa živali do izločitve. V dobi izkoriščanja živali zapisujemo podatke o posameznih dogodkih.
Dogodki, pri katerih beležimo pomembne podatke v proizvodnosti živali, so:
- (prvi) popis črede,
- tehtanja, merjenja debeline hrbtne slanine in ocenjevanja zunanjosti, krmljenja v preizkusih,
- odbira plemenskih mladic,
- odbira plemenskih merjascev,
- obnova, nakup, uvoz ali prodaja plemenskih živali,
- odvzem in priprava semena merjascev,
- prodaja semena plemenskih merjascev,
- iskanje prostih merjascev za pripust in določevanje parjenj,
- pripust ali osemenjevanje svinj,
- pregled na brejost,
- prasitev,
- označevanje živali,
- odstavitev,
- izločitev plemenskih živali,
- prestavljanje živali,
- izgube živali,
- mesnatost na liniji klanja.
Podatke beležimo na osnovne zootehniške dokumente, ki morajo biti zapisani v času in na mestu nastanka informacij. Na dnevnikih morajo biti lastnoročni, nekopirani podpisi rejcev in selekcionistov. Za večje reje so pripravljeni osnovni dokumenti v obliki dnevnikov za posamezne dogodke med vzrejo in rejo plemenskih živali, za manjše reje pa je pripravljen združen in skrajšan dokument, ki vključuje dnevnik prasitev, odstavitev in izločitev. Dnevnik pripustov je usklajen z veterinarsko službo in tako služi obema službama hkrati. Pri rejah, ki imajo računalniško spremljanje dogodkov na farmi, so lahko dokumenti izpisani. Vključujejo lahko dodatne informacije, ki rejcu služijo za presojo pravilnosti ali produktivnosti živali, vendar pa vsebujejo najmanj rubrike, ki so navedene na dogovorjenih formah dokumentov. Podatke arhiviramo. Vnos podatkov poteka iz osnovnih dokumentov. Nastale napake pri vnosu podatkov popravljamo in preverjamo iz osnovnih dokumentov.
Obdelava podatkov poteka v Centrali. Osnovni dokumenti morajo biti dostopni in poslani selekcijski službi za pregled podatkov, ureditev baze podatkov in potrebe selekcije. Vse obvezne osnovne dokumente redno pošiljamo v Centralo v dogovorjenem času. Ključni podatki morajo biti v Centrali pred samim izdajanjem ali potrjevanjem rejskih dokumentov. Podatke pošiljamo v obdelavo redno, enkrat mesečno ali po dogovoru. Podatke o odbiri merjascev in mladic pošiljamo redno po vsaki odbiri (enkrat tedensko).
Zaželeni način posredovanja podatkov selekcijski službi je preko elektronskih medijev (elektronska pošta,...) v dogovorjenem formatu. Rejci, ki nimajo možnosti elektronskega posredovanja podatkov, pošljejo samo osnovne dokumente. V prehodnem obdobju se rejec in služba dogovorita za ustrezno kontrolo.
Rejske dokumente smo poimenovali po dogodkih v proizvodnosti živali in jih razdelili v tri skupine:
- obvezni osnovni dokumenti, s katerimi spremljamo osnovne podatke ali dogodke o proizvodnosti živali. Na dokumentih so podatki o dogodku ali opravilu ročno napisani na mestu in v času nastanka informacije;
- priporočeni dokumenti so pomožni, izpeljani dokumenti, ki olajšajo delo in so praviloma neobvezni ter jih lahko računalniško izpisujemo;
- zootehniška spričevala.